Formulaire « Identification client-personne physique » (pages 4 à 6) : https://www.itaa.be/wp-content/uploads/itaa_recueil_de_mod%C3%A8les_de_formulaires.pdf
- Dans le formulaire identification personne physique, si on répond non au point I, faut-il compléter les points II, III et IV ou l’on reprend le formulaire au point V ? Réponse : si vous répondez non à la première question du formulaire, cela signifie que le client est une relation d’affaires. Il faudra remplir toutes les rubriques qui suivent dans le formulaire.
- Ce document ne doit pas être signé par le client ? Réponse : en effet, il ne doit pas être signé par le client, mais bien par la personne responsable pour l’acceptation du client en application des procédures internes du cabinet.
- Est-ce que pour les indépendants personnes physiques, il faut faire compléter et signer les bénéficiaires effectifs ? Ou c’est juste prévu pour les personnes morales ? Réponse : en principe, non (il ne faut pas remplir de document séparé). Cela pourrait toutefois s’appliquer pour des personnes physiques également, mais de manière très limitée. Par exemple : en cas d’administration provisoire.
Vu l’existence d’un registre UBO officiel, est-il encore nécessaire d’avoir un formulaire distinct « Déclaration bénéficiaires effectifs » ? En d’autres termes, est-il suffisant que notre cabinet conserve un extrait du registre UBO et pas de formulaire distinct ?
l’ITAA a élaboré un formulaire de déclaration des bénéficiaires effectifs, mais celui-ci n’est pas obligatoire. Il vous appartient, en tant qu’entité assujettie à la LAB, d’adapter ce document à la pratique de votre cabinet. Lors d’une revue qualité, ce document vous permettra d’apporter la preuve aux rapporteurs que vous avez pris des mesures de vigilance suffisantes pour identifier et vérifier l’identité des bénéficiaires effectifs de vos clients. Nous vous recommandons dès lors vivement de continuer à utiliser ce document « déclaration bénéficiaire effectif ».
Est-il obligatoire d’utiliser les modèles de formulaires de l’ITAA ?
les modèles de formulaires et documents anti blanchiment ont été mis à jour par la Cellule LAB en fonction de la loi du 18 septembre 2017 et mis à disposition des membres sur le site de l’ITAA : https://www.itaa.be/fr/normes-et-recommandations/. Ces documents ne sont que des modèles préparés par l’ITAA, des outils à destination des professionnels. Par conséquent, d’autres documents, plus adaptés au fonctionnement de leur cabinet, peuvent être utilisés par les professionnels.
Est-il suffisant de faire remplir le formulaire « Déclaration bénéficiaire(s) effectif(s) » au début de la relation professionnelle par le client et de reconfirmer l'information annuellement de manière formelle?
Le but poursuivi est que les données concernant les bénéficiaires effectifs que vous avez à votre disposition soient à jour. Le client doit vous informer, dans les meilleurs délais, des modifications éventuelles de l’actionnariat qui ont lieu pendant l’année. Vous êtes bien entendu libre de décider de la façon dont vous réalisez cette actualisation des données concernant les bénéficiaires effectifs, pour autant que la fréquence soit d’au moins tous les ans. À cet effet, un courrier envoyé au client comme vous le faites est une bonne façon de fonctionner. Consulter le registre UBO permet également de faire un double contrôle. Il n’est pas nécessaire de faire resigner le formulaire par les clients tous les trois ans, mais je vous conseille de garder les preuves de votre vérification de l’actualisation des données (par exemple, le courrier envoyé tous les ans à vos clients). Ceci pourrait vous être utile dans le cadre d’une revue qualité par exemple.