Tous les registres d'effets dans eStox sont automatiquement verrouillés. Afin d'avoir accès à un registre, votre cabinet doit être repris sous les "accès".
Un utilisateur peut demander l'accès à un registre aux bureaux ayant accès au registre ou aux administrateurs. Lorsqu'il clique sur un registre auquel le bureau de l'utilisateur n'a pas accès, la fenêtre "Demander l'accès" s'ouvre.
L'utilisateur peut ensuite demander l'accès aux bureaux ayant accès au registre. Pour ce faire, l'utilisateur peut choisir d'envoyer uniquement une notification dans eStox ou d'envoyer une notification dans eStox et de fournir une adresse e-mail. Une notification dans eStox est ensuite envoyée à tous les bureaux ayant accès au registre. Si la deuxième option est choisie, un email demandant l’accès sera également envoyé à l’adresse email spécifiée.
L'utilisateur peut également demander l'accès aux administrateurs de l'entreprise. Dans ce cas, une adresse e-mail doit être fournie. L’administrateur est alors informé de la demande dans eStox et par email.
Toutes les demandes d'accès du cabinet de l'utilisateur peuvent être consultées dans l'onglet "Demandes d'accès" au coin supérieur droit dans l'aperçu du bureau sous le crayon, voir ci-dessous. Le tableau "Demandes d'accès depuis votre bureau" répertorie toutes les demandes d'accès envoyées par mon bureau. Le tableau affiche les informations suivantes :
- Registre pour lequel le cabinet a demandé l'accès
- Date à laquelle l'utilisateur a demandé l'accès
- Statut de la demande, "en attente" dans les exemples ci-dessous.
Lorsqu'un utilisateur d'un autre bureau demande l'accès à un registre, tout utilisateur des études et/ou bureaux ayant accès peut accorder ou refuser l'accès au bureau demandeur. Les demandes d'accès dirigées vers mon bureau peuvent être consultées dans le tableau "Demandes d'accès" de l'onglet "Demandes d'accès" de l'aperçu des actions du bureau. Celui-ci affiche les informations suivantes :
- Registre pour lequel l'accès a été demandé
- Le bureau, le rôle du bureau et l'utilisateur qui ont demandé l'accès au registre
- Date à laquelle l'accès a été demandé
L'utilisateur peut ensuite approuver ou refuser l'accès au registre pour le bureau demandeur en utilisant les boutons d'action "Rejeter" ou "Permettre".
Un utilisateur d’étude notariale ou de bureau d’expert-comptable peut uniquement retirer l'accès de son propre bureau sous l'onglet "Accès" en cliquant sur la poubelle, voir ci-dessous.
Lorsque son bureau était le seul à avoir accès au registre, celui-ci est alors attribué aux administrateurs de la société.
