Questions générales concernant la facturation

L’ITAA envoie les factures via Peppol ou par e-mail via la plateforme Billtobox. Lorsque la facture est envoyée par e-mail, elle provient de l’adresse noreply@billtobox.be.

Si vous n’avez pas reçu votre facture, veuillez suivre les étapes ci-dessous.

Étape 1 — Vérifiez votre dossier spam ou courrier indésirable

Vérifiez si l’e-mail provenant de noreply@billtobox.be n’est pas arrivé dans votre dossier spam ou courrier indésirable.

Attention : certains dossiers spam sont automatiquement vidés. Il est donc possible que l’e-mail disparaisse après quelques jours.

Conseil : ajoutez noreply@billtobox.be à votre liste d’expéditeurs de confiance afin que les futures factures arrivent correctement dans votre boîte de réception.

Étape 2 — Vérifiez votre compte Peppol

Si vos factures sont envoyées via Peppol, vérifiez également votre compte Peppol ou votre logiciel comptable.

Étape 3 — Vérifiez votre adresse e-mail connue auprès de l’ITAA

L’ITAA envoie les factures à l’adresse e-mail connue auprès de l’Institut.

Vous pouvez vérifier votre adresse e-mail via :

• le registre public : https://search.itaa.be/fr-fr
• le module eGuichet sur le portail ITAA : https://portal.itaa.be

Si votre adresse e-mail n’est pas correcte, vous pouvez la modifier vous-même via l’eGuichet.

Après la modification, la facture sera normalement à nouveau visible dans le module Factures du portail ITAA.

Étape 4 — Vérifiez le module Factures sur le portail ITAA

Même si vous n’avez pas reçu l’e-mail, votre facture peut déjà être disponible dans le module Factures du portail ITAA :

https://portal.itaa.be

Vous pouvez y télécharger la facture au format PDF.

Étape 5 — Vérifiez les e-mails de rappel

Les rappels pour les factures ouvertes sont envoyés depuis l’adresse accountingcredit@itaa.be.

Vérifiez également si les e-mails provenant de cette adresse ne sont pas arrivés dans votre dossier spam ou courrier indésirable.

Vous ne retrouvez toujours pas votre facture ?

Contactez la comptabilité via accountingcredit@itaa.be.

Vous pouvez également nous contacter par téléphone au +32 2 240 00 00 et demander la comptabilité.

Veuillez mentionner, si possible, votre nom, le numéro client qui apparaît sur votre facture et le numéro de facture concerné.

Dans certains cas, l’ITAA offre la possibilité de payer les factures en ligne via la plateforme de paiement sécurisée Mollie.

Vous pouvez notamment payer par :

• Bancontact
• Visa
• Mastercard
• virement bancaire

Deux possibilités existent :

1. vous recevez un lien de paiement du service concerné ;
2. vous téléchargez la facture via le portail ITAA et vous la payez par virement bancaire classique.
   
   

Comment payer via Mollie ?

1. Allez dans le module Factures sur https://portal.itaa.be.
2. Ouvrez la facture ouverte.
3. Cliquez sur le bouton Payer.
4. Vous êtes redirigé vers la fenêtre de paiement de Mollie.
5. Choisissez votre mode de paiement.
6. Suivez les instructions pour finaliser le paiement.
   
   

J’ai payé, mais le statut n’est pas encore mis à jour

Après un paiement en ligne réussi, il peut s’écouler jusqu’à 48 heures avant que le statut de paiement soit mis à jour dans le portail ITAA.

En cas de paiement par virement bancaire, le délai peut être de 3 à 5 jours ouvrables.

Attention aux doubles paiements

Si vous avez déjà payé via un autre canal, par exemple par virement manuel, ne payez pas une deuxième fois via Mollie.

En cas de doute, il est préférable de contacter d’abord la comptabilité.

Je reçois un message d’erreur lors du paiement

Les causes possibles sont les suivantes :

• votre carte est expirée ;
• votre carte n’est pas activée pour les paiements en ligne ;
• le solde de votre compte est insuffisant ;
• le lien de paiement est expiré.

Si le lien de paiement est expiré, vous pouvez contacter la comptabilité afin de vérifier si un nouveau lien peut être généré.

Problème avec votre paiement ?

Contactez la comptabilité via accounting@itaa.be.

Veuillez toujours mentionner votre nom, votre numéro ITAA et le numéro de facture concerné.

Dans certains cas, vous pouvez demander une note de crédit auprès de l’ITAA.

Une note de crédit peut par exemple être applicable en cas de :

• double facturation ;
• facturation erronée ;
• montant incorrect ;
• modification de votre qualité ou de votre statut de membre ;
• facturation qui, selon vous, ne correspond pas à votre situation.
  
  

Double facturation

Si vous avez reçu deux factures pour la même prestation ou la même cotisation, vous pouvez demander une note de crédit.

Facturation erronée

Si le montant facturé ne vous semble pas correct, par exemple en raison d’une mauvaise catégorie de cotisation, vous pouvez demander une vérification auprès de la comptabilité.

Modification de qualité ou de statut de membre

Si votre qualité ou votre statut de membre a changé et que la facture est encore basée sur l’ancienne situation, il est préférable de contacter l’administration des membres.

L’administration des membres analysera votre dossier et pourra, si nécessaire, faire adapter la facturation.

Comment demander une note de crédit ?

Envoyez un e-mail à accountingcredit@itaa.be.

Veuillez mentionner dans votre e-mail :

1. votre nom ;
2. votre numéro client ou numéro d’entreprise ;
3. le numéro de facture pour lequel vous demandez une note de crédit ;
4. le motif de votre demande ;
5. les éventuelles pièces justificatives.

Les pièces justificatives peuvent par exemple être une confirmation d’annulation, une preuve de paiement ou une communication démontrant que la facture doit être adaptée.

Délai de traitement

La comptabilité traite généralement votre demande dans un délai de 10 jours ouvrables.

Si la note de crédit est approuvée, elle est envoyée par e-mail et devient ensuite également visible dans le module Factures du portail ITAA.

Note de crédit pour les formations

Pour une note de crédit relative à une formation, veuillez contacter directement le service Formations via education@itaa.be.

Contact

Pour les notes de crédit, vous pouvez contacter accountingcredit@itaa.be.

Veuillez toujours mentionner le numéro de facture dans votre e-mail.

Si vous avez payé une facture deux fois par erreur, vous pouvez demander un remboursement.

La comptabilité vérifiera votre demande et contrôlera si le paiement a effectivement été reçu deux fois.

Comment signaler un double paiement ?

Envoyez un e-mail à accountingcredit@itaa.be.

Veuillez mentionner dans votre e-mail :

1. votre nom ;
2. votre numéro client ;
3. le numéro de facture ;
4. la date des deux paiements ;
5. le montant des deux paiements ;
6. le numéro de compte bancaire sur lequel vous souhaitez recevoir le remboursement ;
7. une preuve du double paiement, appuyée par un extrait de compte.

Que se passe-t-il après mon signalement ?

La comptabilité vérifie votre demande et traite le remboursement si le double paiement est confirmé.

Vous recevez une confirmation lorsque le remboursement a été effectué.

Conseil

Vous pouvez consulter votre historique de paiement dans le module Factures sur https://portal.itaa.be.

Vous pouvez ainsi vérifier si le paiement a effectivement été enregistré deux fois.

Délai de traitement

Les remboursements sont généralement traités dans un délai de 15 jours ouvrables après confirmation par la comptabilité.

Contact

Pour les doubles paiements et les remboursements, vous pouvez contacter accountingcredit@itaa.be.

Veuillez toujours mentionner votre numéro client et le numéro de facture concerné.

Certaines factures de l’ITAA peuvent mentionner des frais administratifs ou des frais supplémentaires.

Ces frais peuvent varier selon votre situation, votre qualité ou le type de facturation.

Quels frais peuvent apparaître sur ma facture ?

Exemples de frais pouvant apparaître sur une facture ITAA :

• la cotisation annuelle ;
• une cotisation en tant que stagiaire ;
• d’éventuels frais de bureau ;
• des frais de rappel ;
• des intérêts en cas de paiement tardif.

La cotisation annuelle varie selon votre qualité, par exemple membre, stagiaire ou membre honoraire. Les montants sont fixés chaque année selon les règles en vigueur au sein de l’ITAA.

Je ne comprends pas un poste sur ma facture

Chaque facture contient un aperçu des postes facturés.

Si un poste n’est pas clair, vous pouvez contacter la comptabilité. Veuillez toujours mentionner :

• votre nom ;
• le numéro client qui apparaît sur votre facture ;
• le numéro de facture ;
• le poste au sujet duquel vous avez une question.

Je conteste les frais facturés

Si vous souhaitez contester les frais facturés, envoyez un e-mail à accountingcredit@itaa.be.

Veuillez mentionner dans votre e-mail :

1. votre nom ;
2. votre numéro client ;
3. le numéro de facture ;
4. une description claire de votre contestation ;
5. les éventuelles pièces justificatives.

La comptabilité examine votre dossier et reprend contact avec vous.

Délai de traitement

La comptabilité traite généralement les contestations dans un délai de 10 jours ouvrables.

Contact

Pour les questions ou contestations concernant les factures, vous pouvez contacter accountingcredit@itaa.be.

Pour les questions générales à la comptabilité, vous pouvez contacter accounting@itaa.be.

Vous pouvez également nous contacter par téléphone au +32 2 240 00 00 et demander la comptabilité.