Waakzaamheidsverplichtingen

Voor vennootschappen in oprichting moet een kopie worden verkregen van de identiteitskaart van de personen die zich als oprichter(s) van de vennootschap voorstellen (d.w.z. de personen die persoonlijk en hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de verbintenissen die voor de vennootschap in oprichting zijn aangegaan totdat deze laatste, na te zijn opgericht, deze in haar naam en voor haar rekening overneemt, waarbij de oprichter(s) met terugwerkende kracht wordt (worden) ontheven). Er moeten ook controles worden uitgevoerd via databases zoals Graydon, Companyweb, Google... om een beter inzicht te verkrijgen in het verleden als ondernemer van de oprichters. Let altijd op de herkomst van de middelen die in de vennootschap in oprichting worden geïnvesteerd!

Zolang de cliënt een prospect blijft en noch de cliënt noch de beroepsbeoefenaar heeft beslist of zij een zakelijke relatie zullen aangaan, is het in principe niet verplicht om de identiteitskaart te vragen. De beroepsbeoefenaar kan, als hij dat wenst, echter de identiteitskaart van de prospect vragen. Als hij uiteindelijk beslist geen zakelijke relatie met hem aan te gaan, moet hij eraan denken om de kopie van de identiteitskaart van de prospect te vernietigen wegens de bescherming van persoonsgegevens.

De AMLCO moet in de interne procedure van het kantoor beschrijven wie verantwoordelijk is voor deze taak. In de meeste gevallen is het de persoon die het dossier binnen het kantoor beheert, die de cliënt ontmoet, die verantwoordelijk zal zijn voor de face-to- face identificatie. Na de identificatie van de potentiële cliënt door de persoon die het dossier beheert, moet de AMLCO in elk geval optreden als het gaat om een politiek prominente persoon. De AMLCO moet bijvoorbeeld analyseren of het kantoor al dan niet aanvaardt deze persoon als cliënt aan te nemen, afhankelijk van het beleid van het kantoor.

De wet van 18/09/2017 heeft de wet van 11/01/1993 opgeheven die voorzag in de door u genoemde vrijstellingen. Artikel 21, §1er, 2°, a) handhaaft de vrijstelling van identificatie en verificatie van de identiteit van de cliënt voor occasionele verrichtingen van minder dan 10.000 EUR. Echter, nog steeds met het oog op de risicogebaseerde aanpak, als de klant een hoger risico inhoudt (bijvoorbeeld een politiek prominente persoon) of als de gevraagde transactie atypisch lijkt, dan zal meer waakzaamheid geboden zijn. In dit geval is het aan te bevelen om de identiteit van de klant toch te identificeren en te verifiëren.

Afgezien van wat hierboven vermeld is, zijn er 2 vrijstellingen voorzien in de wet van 18/09/2017:

• De vrijstelling als bedoeld in artikel 23, lid 2, AWW : geen verplichting om de identiteit van de uiteindelijke begunstigden van de cliënt en van de lasthebber van de cliënt te identificeren en te verifiëren wanneer de cliënt, de lasthebber van de cliënt of een vennootschap die zeggenschap heeft over de cliënt of de lashebber een op een gereglementeerde markt genoteerde vennootschap is in de zin van Richtlijn 2014/65/EU van het Europees Parlement en de Raad van 15 mei 2014 betreffende markten voor financiële instrumenten en tot wijziging van Richtlijn 2002/92/EG en Richtlijn 2011/61/EU, in een lidstaat, of op een gereglementeerde markt in een derde land waar de beursgenoteerde vennootschap onderworpen is aan wettelijke bepalingen die gelijkwaardig zijn aan die van de genoemde richtlijn en die met name voor deelnemingen in de betrokken vennootschap openbaarmakingsvereisten opleggen die gelijkwaardig zijn aan die welke in het recht van de Europese Unie zijn vastgesteld.
• De vrijstelling voorzien in artikel 34, §4 AWW: geen verplichting om de kenmerken van de cliënt of het voorwerp van de zakelijke relatie of de occasionele verrichting te identificeren wanneer het lid de juridische situatie van zijn cliënt beoordeelt of zijn taak uitoefent om deze cliënt te verdedigen of te vertegenwoordigen in of in verband met een gerechtelijke procedure, met inbegrip van advies over de wijze waarop een dergelijke procedure kan worden ingeleid of vermeden. Deze vrijstelling bestond oorspronkelijk voor advocaten en is uitgebreid tot ons beroep.

Op grond van artikel 4, 27°, c) van de wet van 18/09/2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (http://www.ejustice.just.fgov.be/eli/wet/2017/09/18/2017013368/justel) worden alle personen die lid zijn van de raad van bestuur van een vzw als uiteindelijke begunstigden beschouwd.
Uiteindelijke begunstigden van een vzw zijn meer bepaald: 

• de personen die lid zijn van de raad van bestuur;
• de personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen
• de personen belast met het dagelijks bestuur.

Het is dus noodzakelijk een document te verkrijgen dat de identiteit van al deze personen aantoont in het kader van de waakzaamheidsverplichtingen in verband met het voorkomen van witwassen van geld. Het type document dat vereist is om de identiteit te bewijzen, wordt beschreven in de Handleiding interne procedures van het kantoor en varieert naar gelang van het risiconiveau.

Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen situaties waarin uw cliënten vennootschappen zijn en situaties waarin het om vzw’s gaat. De uiteindelijke begunstigden zijn in deze twee gevallen immers niet dezelfde. 

Voor vennootschappen worden als uiteindelijke begunstigden beschouwd (artikel 4, 27° a) van de AWW van 18/09/2017)

1. De natuurlijke perso(o)n(en) die rechtstreeks of onrechtstreeks een toereikend percentage van de stemrechten of van het eigendomsbelang in deze vennootschap houdt/houden. In principe is een door een natuurlijke persoon gehouden belang van meer dan 25% van de stemrechten of van meer dan 25% van de aandelen van de vennootschap een indicatie van een toereikend percentage.
2. De natuurlijke perso(o)n(en) die zeggenschap heeft/hebben over deze vennootschap via andere middelen (bv. aandeelhouderspact, recht om de leden van de raad van bestuur te benoemen, vetorecht).
3. Indien niemand kan worden geïdentificeerd op basis van de punten 1 en 2 hierboven, de natuurlijke persoon of personen die behoort/behoren tot het hoger leidinggevend personeel. Aangezien het gaat om een restcategorie moet de identificatie van een dergelijke uiteindelijke begunstigde goed gedocumenteerd en onderbouwd zijn (bv. stappen die zijn ondernomen om de eerste twee categorieën te identificeren, resulterend uit zoekacties die geen resultaat hebben opgeleverd).

Voor (i)vzw’s worden als uiteindelijke begunstigden beschouwd (artikel 4, 27° c) van de AWW van 18/09/2017):

1. De bestuurders;
2. De personen die gemachtigd zijn de vereniging te vertegenwoordigen;
3. De personen belast met het dagelijks bestuur van de (i)vzw; 
4. De natuurlijke personen of, wanneer deze personen nog niet werden aangeduid, de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de (i)vzw werd opgericht of werkzaam is;
5. Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap uitoefent over de (i)vzw.

Artikel 4, 27°, c) van de AWW van 18/09/2017 geeft aan wie als uiteindelijke begunstigde van een VZW moet worden beschouwd en vermeldt uitdrukkelijk alle leden van de raad van bestuur van een VZW. Bijgevolg moeten zij worden geïdentificeerd en moet de verificatie van hun identiteit worden uitgevoerd aan de hand van bewijsstukken.

Tot nu toe heeft de kwaliteitsbeoordelingsdienst gevraagd om een kopie van de identiteitskaart te bewaren. Dit document heeft het voordeel dat het bewijs wordt geleverd dat het lid zijn waakzaamheid heeft uitgeoefend en dat het hem beschermt in het kader van de kwaliteitstoetsing. In het kader van een op risico gebaseerde aanpak die is vastgelegd in de wet van 18/09/2017, zal de bepaling of een document dat bedoeld is om de identiteit van de uiteindelijk begunstigde te verifiëren al dan niet bewijskrachtig is, echter afhangen van de risicoanalyse van het lid.

Indien een klant in het kader van de risicoanalyse als laag risico wordt geclassificeerd, kunnen vereenvoudigde waakzaamheidsmaatregelen worden toegepast. Aan de andere kant zullen in geval van een hoog risico verhoogde waakzaamheidsmaatregelen moeten worden toegepast (zie artikel 19, lid 2, van de AWW). In alle gevallen moeten de leden het Instituut (in hun hoedanigheid van bevoegde toezichthoudende autoriteit in de zin van artikel 85 AWW) kunnen aantonen dat de toegepaste waakzaamheidsmaatregelen passend zijn in het licht van de geconstateerde witwasrisico's.

Met betrekking tot de Admin Consult Software die u wenst te implementeren, kunt u inplannen om de bewijsdocumenten te definiëren in functie van de aard van het risico (hoog, standaard of laag) van uw klanten. Voorbeelden van documenten in geval van laag risico: rijbewijs, attest residentie afgeleverd door de gemeente van woonplaats, kopie aanslagbiljet, kopie elektriciteitsrekening,etc.

Er zijn slechts 2 uitzonderingen op de identificatieplicht in de AWW van 18 september 2017 : 

• Identificatie van de uiteindelijke begunstigden van een beursgenoteerde vennootschap (artikel 23, § 2 AWW)
• Wanneer de beroepsbeoefenaar de rechtspositie van de cliënt bepaalt (artikel 33, §2, 34§4 en 35§3 AWW)

Dit gedeelte moet ook worden ingevuld (zie punt 5.2 Syntheseformulier risicobepaling cliënt (pagina 34): Syntheseformulier risicobepaling cliënt) (https://www.itaa.be/wp-content/uploads/itaa_bundel_modelformulieren.pdf)

Bij een technische expertise gaan we ervan uit dat we wel de CAP-procedure dienen te volgen en een opdrachtbrief dienen op te maken. Mag dit een opdrachtbrief zijn voor éénmalige opdrachten (opdrachten van beperkte duur)?

Indien u een technische expertise verricht op verzoek van één van de partijen, dan zal de CAP – procedure gevolgd moeten worden: identificatie / verificatie / waakzaamheidsmaatregelen in functie van de risicobeoordeling (laag, standaard of verhoogd). In dergelijk geval is een afzonderlijke opdrachtbrief vereist die u zelf in functie van de opdracht kan aanpassen.

Indien er een gerechtelijke expertise in opdracht van de Rechtbank gedaan wordt, klopt het dat er dan geen CAP-procedure gevolgd moet worden? En dat er geen opdrachtbrief opgemaakt moet worden?

Indien de gerechtelijke expertise door de rechtbank wordt bevolen dan is er geen opdrachtbrief vereist. U bent dan aangesteld via een vonnis dat uw opdracht omschrijft. In dergelijk geval is de “cliënt” de FOD Justitie en deze is voldoende geïdentificeerd via het vonnis die u aanstelt als deskundige. In dergelijk geval is het risico mogelijk eerder gering.

De nationaliteit behoort tot de identificatie-elementen die nodig zijn voor de evaluatie van het risico op witwassen. Zonder dit element lijkt het me onmogelijk om het risico van de cliënt te evalueren en bijgevolg de zakelijke relatie met de cliënt aan te gaan. Mocht de cliënt zijn nationaliteit aan de hand van een ander document kunnen aantonen, dan kan u deze echter wel aanvaarden afhankelijk van uw persoonlijke risico-evaluatie.