Formulier ‘Identificatie cliënt-natuurlijk persoon’ (pagina’s 4 tot 6) : https://www.itaa.be/wp-content/uploads/itaa_bundel_modelformulieren.pdf
- Als in het identificatieformulier natuurlijk persoon ‘nee’ wordt geantwoord in punt I, moeten dan de punten II, III en IV worden ingevuld of moet dan worden verder gegaan naar punt V?
Als u ‘nee’ antwoordt op de eerste vraag van het formulier betekent dit dat de cliënt een zakelijke relatie is. Alle volgende rubrieken in het formulier moeten worden ingevuld. - Moet dit document niet door de cliënt worden ondertekend?
Het moet niet door de cliënt worden ondertekend, maar door de persoon die verantwoordelijk is voor de aanvaarding van de cliënt in overeenstemming met de interne procedures van het kantoor. - Moeten we voor zelfstandigen-natuurlijke personen de uiteindelijke begunstigden laten invullen en ondertekenen? Of is dat alleen voor rechtspersonen?
In principe niet (er hoeft geen apart document te worden ingevuld). Dit zou echter ook van toepassing kunnen zijn voor natuurlijke personen, maar in zeer beperkte mate. Bijvoorbeeld bij bewindvoering.
Is het, gezien het bestaan van een officieel UBO-register, nog nodig om een apart formulier “verklaring uiteindelijk begunstigden” te hebben? Met andere woorden, volstaat het dat ons kantoor een uittreksel uit het UBO bewaard en geen apart formulier bijhoudt?
Het ITAA heeft een formulier voor uiteindelijke begunstigden opgesteld maar dit formulier is niet verplicht. Het is aan u, als onderworpen entiteit aan de AWW, om dit document aan te passen aan de werking van uw kantoor. Bij een kwaliteitstoetsing kunt u met dit document aan de toetsers bewijzen dat u de nodige waakzaamheidsmaatregelen hebt genomen om de identiteit van de uiteindelijke begunstigden van uw cliënten te identificeren en te verifiëren. Wij raden u dan ook ten zeerste aan dit document ‘verklaring uiteindelijke begunstigde’ te blijven gebruiken.
Is het verplicht de ITAA-modelformulieren te gebruiken?
De modelformulieren en anti-witwas-documenten werden door AWW-cel bijgewerkt overeenkomstig de wet van 18/09/2017 en worden voor de leden ter beschikking gesteld op de ITAA-website: https://www.itaa.be/nl/normen-en-aanbevelingen/ Deze documenten door het ITAA opgestelde modellen en dienen enkel als hulpmiddel voor de beroepsbeoefenaars. De beroepsbeoefenaars kunnen andere documenten gebruiken, die meer zijn afgestemd op het functioneren van hun kantoren.
Is het voldoende een formulier ‘verklaring uiteindelijke begunstigde(n)’ in het begin van de zakelijke relatie te laten invullen door de klant en de informatie jaarlijks te laten herbevestigen via een formele bundel?
Het doel is ervoor te zorgen dat de gegevens over de uiteindelijke begunstigden waarover u beschikt, actueel zijn. De klant moet u zo spoedig mogelijk in kennis stellen van alle wijzigingen in het aandeelhouderschap die zich in de loop van het jaar voordoen. Het staat u uiteraard vrij te bepalen hoe u de gegevens over de uiteindelijke begunstigden bijwerkt, op voorwaarde dat dit ten minste eenmaal per jaar gebeurt. Een brief versturen naar de klant, is een goede manier van werken. Door het UBO-register te raadplegen kan ook een dubbele controle worden uitgevoerd. Het is niet nodig de klanten het formulier om de 3 jaar opnieuw te laten ondertekenen, maar we raden u aan het bewijs van uw controle van de actualisering van de gegevens te bewaren. Dit kan bijvoorbeeld tevens nuttig zijn bij een kwaliteitstoetsing.