We werken met het systeem Admin-Is en wij doen voor al onze klanten via dit programma de anti-witwas & CAP. Momenteel printen wij nog alle documenten af, laten deze ondertekenen door de zaakvoerder en wij klasseren deze in het dossier. Voor toch meer digitaal te werken, stelde wij ons de vraag of dit ook volledig digitaal mag. Dat we de documenten voor antiwitwas digitaal ondertekenen en dan deze opslagen op onze server?
De AWW dd. 18/09/2017 laat uitdrukkelijk toe om gegevens en documenten in digitale vorm op te slaan. U bent dus niet verplicht om documenten op papier te bewaren.
Naar aanleiding van onze identificatieplicht t.a.v. onze cliënten, nemen wij steevast een kopie van de identiteitskaart van onze cliënten. In het kader van de ‘digitalisering’ van onze procedures, zouden wij voortaan steeds een elektronische outprint willen nemen van de identiteitskaart van onze cliënten. Is dit voldoende, of is daarnaast ook steeds een kopie van de fysieke identiteitskaart vereist?
Een elektronische outprint van de identiteitskaarten van uw cliënten is voldoende.