VLAIO steuninstrumenten – gewijzigde procesflow financieel eindverslag

Meest gestelde vragen voor ondernemers


Wie is de aanvrager?
De aanvrager kan een bedrijf, een organisatie, een kennisinstelling zijn. We spreken van een hoofdaanvrager en de eventuele bedrijfspartners.
Voor welke steuninstrumenten van VLAIO-innovatiesteun is het Verslag van beroepsbeoefenaar?


Het Verslag van Beroepsbeoefenaar is eveneens van toepassing voor steuninstrumenten in het kader van bijzondere initiatieven van de Vlaamse overheid en voor de Vlaamse deelname aan projecten in het kader van Europese calls waar het Vlaamse luik van het project wordt gesteund middels het inzetten van de reguliere Vlaamse steuninstrumenten zoals hierboven vermeld.

Wanneer is er geen Verslag van Beroepsbeoefenaar nodig?
  • Bedrijven/kennisinstellingen die eerder afspraken hebben gemaakt met VLAIO rond het gebruik van brutolonen voor personeelscategorieën
  • Organisaties die werken met overheidsbarema's
  • Bedrijven die vóór 01/07/2021 een aanvraag hebben ingediend


Zij kunnen het financieel eindverslag laten opladen door de rechtsgeldige vertegenwoordiger en moeten dus geen beroep doen op een accountant of bedrijfsrevisor.

Wie maakt het financieel eindverslag op?
Zowel hoofdaanvrager als eventueel andere bedrijfspartners maken ieder afzonderlijk een financieel eindverslag op. Dit financieel eindverslag wordt samen met de beslissingsbrief, de bewijsstukken, eventuele bijlagen en addenda + de link naar het VLAIO-portaal aan de beroepsbeoefenaar bezorgd.
Mag het Verslag van beroepsbeoefenaar opgemaakt worden door elke accountant? 
Enkel een bedrijfsrevisor/commissaris / (intern) (gecertificeerd) (fiscaal) accountant komt in aanmerking. 

Het Verslag van beroepsbeoefenaar kan opgemaakt en ingediend worden door de gebruikelijke (gecertificeerd) (fiscaal) accountant van de aanvrager. (Onafhankelijkheidsregels) 

De beroepsbeoefenaar heeft een registratienummer bij IBR of een ITAA-nummer.

Waar vind je een beroepsbeoefenaar die het Verslag van beroepsbeoefenaar mag opmaken?
Via www.itaa.be en www.ibr-ire.be kan je het openbaar register van het ITAA en het IBR consulteren en aftoetsen wie lid is.
Wat met vertrouwelijke informatie?
De beroepsbeoefenaars zijn lid van beroepsinstituten IBR of ITAA. Deze instituten garanderen competentie waaronder het gebonden zijn aan het beroepsgeheim. Je kan vertrouwelijke stukken met hen delen met de zekerheid dat deze vertrouwelijke blijven.
Waar vind ik de link naar het voorwaardenportaal van VLAIO?

De link is je bezorgd per mail. De mail ziet er als volgt uit: 


Beste,

 De voorwaarden verbonden aan de subsidie voor project HBC.2021.XXXX kan je raadplegen via 
deze link.

Je kan via dit formulier doorklikken om een voorwaarde in te vullen. De eerste voorwaarde die je in dit formulier zal terugvinden, is de bevestiging van de opstart van het project. Gelieve binnen de maand te bevestigen dat je het project opgestart bent of zal opstarten onder de gestelde voorwaarden.

 
Bewaar de link goed, want je hebt deze nodig doorheen het hele project.
 Het aanmelden verloopt steeds via toegangsbeheer van de Vlaamse overheid (met elektronische identiteitskaart (eID) of een van de andere opties).

Met vriendelijke groeten

AGENTSCHAP INNOVEREN & ONDERNEMEN
T +32 0800 20 555
 
info@vlaio.be
Koning Albert II-laan 35 bus 12, 1030 Brussel
 
www.vlaio.be

Komen de kosten van de beroepsbeoefenaar in aanmerking?
De kosten kunnen bij opmaak van de begroting opgenomen worden onder de rubriek werkingskosten. De factuurdatum en het betalingsbewijs mogen buiten de projectperiode vallen maar moeten opgemaakt zijn en uitbetaald vóór indiening van het financieel eindverslag. Om latere discussies met de verificatiedienst van VLAIO te vermijden wordt aanbevolen op de factuur een beschrijving op te nemen dat verwijst naar het extern nazicht (Verslag van beroepsbeoefenaar) van de beroepsbeoefenaar.
Concrete stukken aangeleverd door de Aanvrager: Eventuele bijlagen en addenda. Over welke bijlagen gaat het?
Bijlagen zijn bijvoorbeeld mailverkeer tussen aanvrager en hoofdbehandelaar waarin Agentschap Innoveren & Ondernemen (VLAIO) akkoord gaat met een toename van het aantal gebudgetteerde mensmaanden.
Concrete stukken aangeleverd door de Aanvrager: Bewijsstukken. Over welke bewijsstukken gaat het?
Met de bewijsstukken worden de personeelskosten, werkingskosten, externe prestaties en investeringen aangetoond. Dit houdt in:
  • Personeelskosten: individuele rekeningen en/of loonfiches
  • Werkingskosten: Enkel in het geval waarbij zowel het plafond in de goedgekeurde begroting als in het financieel eindverslag werd doorbroken, worden volgende bewijsstukken toegevoegd: een gedetailleerde borderel waarin de kosten worden opgesomd met, waar van toepassing, vermelding van factuurdatum, factuurnummer, leverancier, beschrijving, bedrag excl. btw, bedrag incl. btw, (gestructureerde) mededeling en de bijhorende facturen met overeenkomstige betalingsbewijzen en andere bewijsstukken
  • Externe prestaties: Een gedetailleerde borderel waarin de kosten worden opgesomd met, waar van toepassing, vermelding van factuurdatum, factuurnummer, leverancier, beschrijving, bedrag excl. btw, bedrag incl. btw, (gestructureerde) mededeling, en de bijhorende facturen met kostendriver en overeenkomstige betalingsbewijzen.
  • Investeringen: afschrijvingstabellen en het overzicht van de balansrekeningen (klasse 2)

Meest gestelde vragen voor de beroepsbeoefenaar


Waar vind ik de template Verslag van Beroepsbeoefenaar?
Template Verslag van beroepsbeoefenaar: https://www.vlaio.be/nl/media/2152. Op de website van VLAIO: https://www.vlaio.be, bij de steuninstrumenten onder Vervolgstappen.
Waar vind ik de handleiding van het nieuwste kostenmodel voor steuninstrumenten van VLAIO-innovatiesteun en individuele projecttypes van VLAIO-clustersteun?
Handleiding van het VLAIO-kostenmodel: https://www.vlaio.be/nl/media/1760. Op de website van VLAIO: https://www.vlaio.be, bij de steuninstrumenten onder Aanvraagprocedure.
Waar vind ik de link naar het VLAIO-portaal van VLAIO?
Je vraagt de link naar het voorwaardenportaal aan bij de hoofdaanvrager. (De ondernemer die de aanvraag doet.)
Bij wie vraag ik de goedgekeurde begroting op?
De goedgekeurde begroting vraag je op via volgend e-mailadres: verificatie@vlaio.be
 Welke specifieke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd met betrekking tot de personeelskosten?
Het betreft de controle van het gemiddelde bruto maandloon over het ganse projectjaar. Hiervoor vraag je de individuele rekening op van de projectleden met een werknemersstatuut. Deze staan in het financieel eindverslag gecatalogeerd onder de code “w”.

  

Welke specifieke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd met betrekking tot de overheadkosten? 
Je controleert of de opgegeven ‘overhead/mensjaar’ in het financieel eindverslag gelijk is aan wat is opgenomen in de goedgekeurde begroting.

 

 

Is het verplicht het Verslag van beroepsbeoefenaar te ondertekenen?
Ja, de ondertekening is een absolute vormvereiste. Wanneer er door de beroepsbeoefenaar in het verslag niets onder “eventuele bevindingen” wordt ingevuld en het verslag ook niet wordt ondertekend, kan VLAIO niet achterhalen of de werkzaamheden daadwerkelijk werden uitgevoerd.
Waar meld ik me aan op het platform van het Agentschap Innoveren en Ondernemen (VLAIO)?
De aanvrager bezorgt de link naar het VLAIO-portaal van het project aan de beroepsbeoefenaar.
Aan wie bezorg ik het Verslag van Beroepsbeoefenaar?
Het Verslag van beroepsbeoefenaar laad je op via het platform van het Agentschap Innoveren & Ondernemen (VLAIO) samen met het financieel eindverslag en bijhorende bewijsstukken.
Zorgvuldigheid
Het Verslag van beroepsbeoefenaar dat door een beroepsbeoefenaar dient te worden opgesteld in het kader van het financieel eindverslag van reëel gemaakte projectgerelateerde kosten, werd door VLAIO, ITAA en IBR opgesteld in onderling overleg. Het verslag werd gebaseerd op de internationale standaard ISRS 4400, ‘Opdrachten tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden met betrekking tot financiële informatie’. 


De beroepsbeoefenaar dient bij de opmaak en indiening van dit verslag alle wettelijke, reglementaire en deontologische verplichtingen die op hem van toepassing zijn, na te leven. Gelet op het openbaar belang dat deze opdracht vertegenwoordigd en gelet op het vertrouwen dat VLAIO in dit kader stelt in de beroepsbeoefenaar, worden de deontologische verplichtingen van integriteit, vakbekwaamheid, zorgvuldigheid en professionaliteit specifiek benadrukt in hoofde van de beroepsbeoefenaar bij het vervullen van deze opdracht.

Vragen bij dit proces?

Hiervoor kan je terecht bij ITAA servicedesk@itaa.be en/of IBR info@ibr-ire.be en/of verificatie@vlaio.be. Het ITAA kan niet ingaan op dossiergerelateerde vragen omdat we niet in concurrentie mogen gaan met onze eigen leden.

I
Itaa is the author of this solution article.

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee

Feedback versturen
Het spijt ons dat we u niet hebben kunnen helpen. Als u feedback geeft, kunnen we het artikel verbeteren.