Bedrijven/organisaties (aanvrager)
Voor welke steuninstrumenten van VLAIO-innovatiesteun en individuele projecttypes van VLAIO-clustersteun geldt het Verslag van beroepsbeoefenaar?
- Ontwikkelingsprojecten
- Onderzoeksprojecten
- Baekeland-mandaten
- Innovatiemandaten
- O&O haalbaarheidsstudies
- ICON projecten
Het Verslag van Beroepsbeoefenaar is eveneens van toepassing voor steuninstrumenten in het kader van bijzondere initiatieven van de Vlaamse overheid en voor de Vlaamse deelname aan projecten in het kader van Europese calls waar het Vlaamse luik van het project wordt gesteund middels het inzetten van de reguliere Vlaamse steuninstrumenten zoals hierboven vermeld.
Wanneer is er geen Verslag van Beroepsbeoefenaar nodig?
Bedrijven die eerder afspraken hebben gemaakt met VLAIO rond het gebruik van brutolonen voor personeelscategorieën of kennisinstellingen die werken met overheidsbarema’s kunnen het financieel eindverslag laten opladen door hun rechtsgeldige vertegenwoordiger zonder daarbij beroep te moeten doen op een Beroepsbeoefenaar. Ook bedrijven die voor 1/07/2021 een aanvraag hebben ingediend bij VLAIO kunnen het financieel eindverslag opladen door de rechtsgeldige vertegenwoordiger zonder daarbij beroep te moeten doen op een accountant of bedrijfsrevisor.
Wie maakt het financieel eindverslag op?
Het financieel eindverslag wordt opgemaakt door de aanvrager en moet samen met de Beslissing van de Subsidietoekenning, eventuele bijlagen en addenda + de link naar het VLAIO-portaal doorgestuurd worden naar de Beroepsbeoefenaar.
Mag het verslag opgemaakt worden door elke accountant of mag dit enkel door een gecertificeerd accountant?
Enkel een gecertificeerd accountant of bedrijfsrevisor/commissaris komt in aanmerking.
Waar vind ik de link naar het voorwaardenportaal van VLAIO?
De link is je bezorgd per mail. De mail ziet er als volgt uit:
Beste,
De voorwaarden verbonden aan de subsidie voor project HBC.2021.XXXX kan je raadplegen via deze link.
Je kan via dit formulier doorklikken om een voorwaarde in te vullen. De eerste voorwaarde die je in dit formulier zal terugvinden, is de bevestiging van de opstart van het project. Gelieve binnen de maand te bevestigen dat je het project opgestart bent of zal opstarten onder de gestelde voorwaarden.
Bewaar de link goed, want je hebt deze nodig doorheen het hele project.
Het aanmelden verloopt steeds via toegangsbeheer van de Vlaamse overheid (met elektronische identiteitskaart (eID) of een van de andere opties).
Met vriendelijke groeten
AGENTSCHAP INNOVEREN & ONDERNEMEN
T +32 0800 20 555
info@vlaio.be
Koning Albert II-laan 35 bus 12, 1030 Brussel
www.vlaio.be
Komen de kosten van de gecertificeerd accountant of bedrijfsrevisor in aanmerking?
De kosten kunnen bij opmaak van de begroting opgenomen worden onder de rubriek werkingskosten. De factuurdatum en stortingsbewijs mogen buiten de projectperiode vallen maar moeten zijn opgemaakt en uitbetaald voor indiening van het financieel eindverslag. Het is aan te raden op de factuur een beschrijving op te nemen dat verwijst naar het extern nazicht (Verslag van Beroepsbeoefenaar) van de gecertificeerd accountant.
Concrete stukken aangeleverd door de Aanvrager – Eventuele bijlagen en addenda. Over welke bijlagen gaat het?
Bijlagen zijn bijvoorbeeld mailverkeer tussen aanvrager en hoofdbehandelaar waarin Agentschap Innoveren en Ondernemen (VLAIO) akkoord gaat met een toename van het aantal gebudgetteerde mensmaanden.
Beroepsbeoefenaar
Waar vind ik de template Verslag van Beroepsbeoefenaar?
De template Verslag van Beroepsbeoefenaar vind je terug op de websites van ITAA + IBR en op de website van VLAIO bij de steuninstrumenten onder Vervolgstappen – Documenten:
Waar vind ik de handleiding van het nieuwste kostenmodel voor steuninstrumenten van VLAIO-innovatiesteun en individuele projecttypes van VLAIO-clustersteun?
De handleiding van het VLAIO-kostenmodel vind je terug op de websites van ITAA + IBR en op de website van VLAIO bij de steuninstrumenten onder Aanvraagprocedure – Documenten:
Waar vind ik de link naar het voorwaardenportaal van VLAIO?
Je vraagt de link naar het voorwaardenportaal aan bij de hoofdaanvrager.
Bij wie vraag ik de goedgekeurde begroting op?
De goedgekeurde begroting vraag je op via volgend e-mailadres: verificatie@vlaio.be
Specifieke werkzaamheden en feitelijke bevindingen: dekkingsgraad van 80%
Er moeten voldoende elementen geselecteerd worden om een dekkingsgraad van 80% van de totale waarde van de ingediende bedragen per kostenrubriek (behalve voor de Overheadkosten) te bereiken.
Een voorbeeld:
Wanneer de rubriek personeelskosten een totaalbedrag van 300.000 € aangeeft waarbij 20.000 € loonkost voor persoon A wordt gerapporteerd, 30.000 loonkost voor persoon B en 250.000 € voor persoon C, dan moet enkel de arbeidsovereenkomst of jaarloonoverzicht van persoon C opgevraagd worden. 250.000 € is minstens 80% van 300.000 €.
Welke specifieke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd met betrekking tot de personeelskosten?
Het betreft hier een steekproefsgewijze controle van het gemiddelde bruto maandloon over het ganse projectjaar. Hiervoor vraag je de jaarloonoverzichten op van de projectleden met een werknemersstatuut. Deze staan in het financieel eindverslag gecatalogeerd onder de code “w”.
[nagaan of de geleverde mensmaanden van projectleden met een werknemersstatuut (code ‘w’) in lijn liggen met hun arbeidsovereenkomst]:
De functie van het opvragen van een arbeidsovereenkomst is om na te gaan wanneer iemand in dienst is getreden. Op deze manier kan er gecheckt worden of er niet teveel mensmaanden werden gerapporteerd. Het opvragen van een arbeidsovereenkomst vervalt wanneer men alle loonfiches opvraagt van tijdens de projectperiode en/of wanneer er op het jaarloonoverzicht de datum van indiensttreding staat (dit laatste is niet altijd het geval).
Welke specifieke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd met betrekking tot de overheadkosten?
Je controleert of de opgegeven ‘overhead/mensjaar’ in het financieel eindverslag gelijk is aan de goedgekeurde begroting of lager ligt.
Is het verplicht het Verslag van Beroepsbeoefenaar te ondertekenen?
Ja, de ondertekening is een absolute vormvereiste. Wanneer er door de Beroepsbeoefenaar in het verslag niets onder “eventuele bevindingen” wordt ingevuld en het verslag ook niet wordt ondertekend, kan VLAIO niet achterhalen of de werkzaamheden daadwerkelijk werden uitgevoerd.
Waar meld ik me aan op het platform van het Agentschap Innoveren en Ondernemen (VLAIO)?
De aanvrager bezorgt de link naar het voorwaardenportaal van het Project aan de Beroepsbeoefenaar.
Aan wie bezorg ik het Verslag van Beroepsbeoefenaar?
Het Verslag van Beroepsbeoefenaar laad je op via het platform van het Agentschap Innoveren en Ondernemen (VLAIO) samen met het financieel verslag en bijhorende bewijsstukken.
Gewijzigde procesflow bij Innovatiesteun voor indiening van het financieel eindverslag
Boekhoudkundige vragen
Hiervoor kan je terecht bij ITAA servicedesk@itaa.be en/of IBR info@ibr-ire.be
Technische vragen – IT gerelateerd
Hiervoor kan je terecht bij ITAA servicedesk@itaa.be en/of IBR info@ibr-ire.be