Alle elektronische effectenregisters in eStox zijn standaard afgeschermd. Om toegang te hebben tot een register dient uw kantoor onder de "toegangen" te staan.
Een gebruiker kan voor zijn kantoor toegang aanvragen tot een register bij de kantoren met toegang tot het register of bij de bestuurders. Wanneer hij klikt op een register waarvoor zijn kantoor geen toegang heeft, wordt het venster "Toegang aanvragen" geopend.
De gebruiker kan vervolgens de toegang tot het register aanvragen bij de kantoren die toegang hebben. Hierbij kan de gebruiker ervoor kiezen om enkel een melding in eStox te versturen, of om zowel een melding in eStox als een e-mail uit te sturen. Vervolgens wordt er een melding in eStox verstuurd naar alle kantoren met toegang tot het register. Als de tweede optie gekozen wordt, zal er ook een e-mail verstuurd worden naar het opgegeven e-mailadres om de toegangsaanvraag te bevestigen.
De gebruiker kan ook toegang aanvragen bij de bestuurder van het bedrijf. In dit geval moet een emailadres worden verstrekt. De bestuurder wordt dan op de hoogte gesteld van de aanvraag in eStox en via e-mail.
Alle toegangsaanvragen van het kantoor van de gebruiker kunnen worden bekeken in het tabblad "Toegangsaanvragen" in de rechterbovenhoek onder Kantooroverzicht onder het potlood, zie onderstaande printscreen. De tabel "Toegangsaanvragen van uw kantoor" vermeldt alle toegangsaanvragen die door uw kantoor zijn verstuurd. De tabel "Toegangsaanvragen van uw kantoor" toont de volgende informatie:
- Register waarvoor uw kantoor toegang heeft aangevraagd
- Datum waarop de gebruiker toegang heeft aangevraagd
- De status van de aanvraag, "In afwachting" in onderstaand voorbeeld.
Wanneer een gebruiker van een ander kantoor toegang tot een register aanvraagt, kan elke gebruiker van een kantoor met toegang, deze toegangsaanvraag goedkeuren of weigeren.
De toegangsaanvragen gericht aan uw kantoor kunnen worden bekeken in de tabel "Toegangsaanvragen" in het tabblad "Toegangsaanvragen" van het kantooroverzicht. Deze tabel toont de volgende informatie:
- Register waarvoor toegang is aangevraagd
- Het kantoor, de kantoorrol en de gebruiker die toegang tot het register heeft aangevraagd
- Datum waarop de toegang is aangevraagd
De gebruiker kan vervolgens de toegang tot het register voor het kantoor in kwestie goedkeuren of weigeren met behulp van de knoppen "Weigeren" of "Toestaan".
Een gebruiker van een notariskantoor of een accountancykantoor kan alleen de toegang van zijn eigen kantoor intrekken. Als zijn kantoor het enige was dat toegang had tot het register, wordt die toegang vervolgens toegewezen aan de bestuurders