FAQ Boekhouding
Het ITAA verstuurt facturen via Peppol of per e-mail via het platform Billtobox. Wanneer de factuur per e-mail wordt verzonden, gebeurt dit vanuit het adres noreply@billtobox.be.
Als u uw factuur niet hebt ontvangen, doorloop dan onderstaande stappen.
Stap 1 — Controleer uw spam- of junkmailmap
Controleer of de e-mail van noreply@billtobox.be niet in uw spam- of junkmailmap terechtgekomen is.
Let op: sommige spamfolders worden automatisch geleegd. Daardoor kan de e-mail na enkele dagen al verdwenen zijn.
Tip: voeg noreply@billtobox.be toe aan uw lijst van vertrouwde afzenders, zodat toekomstige facturen correct in uw inbox terechtkomen.
Stap 2 — Controleer uw Peppol-account
Als uw facturen via Peppol worden verzonden, controleer dan ook uw Peppol-account of uw boekhoudsoftware.
Stap 3 — Controleer uw e-mailadres bij het ITAA
Het ITAA verstuurt facturen naar het e-mailadres dat bij het Instituut gekend is.
U kunt uw e-mailadres controleren via:
- het publiek register: https://search.itaa.be/nl-nl
- de eLoket-module op het ITAA-portaal: https://portal.itaa.be
Als uw e-mailadres niet correct is, kunt u dit zelf aanpassen via het eLoket.
Na de wijziging wordt de factuur normaal opnieuw zichtbaar in de module Facturen op het ITAA-portaal.
Stap 4 — Controleer de module Facturen op het ITAA-portaal
Ook als u de e-mail niet hebt ontvangen, kan uw factuur al beschikbaar zijn in de module Facturen op het ITAA-portaal:
U kunt de factuur daar in PDF-formaat downloaden.
Stap 5 — Controleer herinneringsmails
Herinneringen voor openstaande facturen worden verzonden vanuit accountingcredit@itaa.be.
Controleer ook of e-mails van dit adres niet in uw spam- of junkmailmap terechtgekomen zijn.
Nog steeds geen factuur gevonden?
Neem contact op met de boekhouding via accountingcredit@itaa.be.
U kunt ook telefonisch contact opnemen via +32 2 240 00 00 en vragen naar de boekhouding.
Vermeld indien mogelijk steeds uw naam, het klantnummer dat op uw factuur verschijnt en het betrokken factuurnummer.
Het ITAA biedt in bepaalde gevallen de mogelijkheid om facturen online te betalen via het beveiligde betaalplatform Mollie.
U kunt betalen met onder meer:
- Bancontact
- Visa
- Mastercard
- bankoverschrijving
Er zijn twee mogelijkheden:
- u ontvangt een betaallink van de betrokken dienst;
- u downloadt de factuur via het ITAA-portaal en betaalt via een klassieke overschrijving.
Hoe betaal ik via Mollie?
- Ga naar de module Facturen op https://portal.itaa.be.
- Open de openstaande factuur.
- Klik op de knop Betalen.
- U wordt doorgestuurd naar het betaalvenster van Mollie.
- Kies uw betaalmethode.
- Volg de instructies om de betaling af te ronden.
Ik heb betaald, maar de status is nog niet bijgewerkt
Na een succesvolle online betaling kan het tot 48 uur duren voordat de betaalstatus in het ITAA-portaal is bijgewerkt.
Bij betaling via bankoverschrijving kan dit 3 tot 5 werkdagen duren.
Let op bij dubbele betaling
Als u al via een ander kanaal betaald hebt, bijvoorbeeld via een manuele overschrijving, betaal dan niet opnieuw via Mollie.
Bij twijfel neemt u best eerst contact op met de boekhouding.
Ik krijg een foutmelding bij de betaling
Mogelijke oorzaken zijn:
- uw kaart is verlopen;
- uw kaart is niet geactiveerd voor online betalingen;
- er staat onvoldoende saldo op uw rekening;
- de betaallink is verlopen.
Als de betaallink verlopen is, kunt u contact opnemen met de boekhouding om na te gaan of een nieuwe link mogelijk is.
Probleem met uw betaling?
Neem contact op met de boekhouding via accounting@itaa.be.
Vermeld steeds uw naam, ITAA-nummer en het betrokken factuurnummer.
In bepaalde gevallen kunt u een creditnota aanvragen bij het ITAA.
Een creditnota kan bijvoorbeeld van toepassing zijn bij:
- dubbele facturatie;
- foutieve facturatie;
- een verkeerd bedrag;
- een wijziging in uw hoedanigheid of lidmaatschap;
- een aanrekening die volgens u niet overeenstemt met uw situatie.
Dubbele facturatie
Als u twee keer een factuur hebt ontvangen voor dezelfde prestatie of bijdrage, kunt u een creditnota aanvragen.
Foutieve facturatie
Als het gefactureerde bedrag volgens u niet correct is, bijvoorbeeld door een verkeerde bijdragecategorie, kunt u dit laten nakijken door de boekhouding.
Wijziging van lidmaatschap of hoedanigheid
Als uw lidmaatschap of hoedanigheid gewijzigd is en de factuur nog gebaseerd is op de oude situatie, neemt u best contact op met de ledenadministratie.
De ledenadministratie analyseert uw dossier en kan indien nodig de aanrekening laten aanpassen.
Hoe vraag ik een creditnota aan?
Stuur een e-mail naar accountingcredit@itaa.be.
Vermeld in uw e-mail:
- uw naam;
- uw klantnummer of ondernemingsnummer;
- het factuurnummer waarvoor u een creditnota vraagt;
- de reden van uw aanvraag;
- eventuele bewijsstukken.
Voorbeelden van bewijsstukken zijn een annuleringsbevestiging, betalingsbewijs of communicatie waaruit blijkt dat de factuur moet worden aangepast.
Verwerkingstermijn
De boekhouding behandelt uw aanvraag doorgaans binnen 10 werkdagen.
Als de creditnota wordt goedgekeurd, wordt deze per e-mail verzonden en is ze vervolgens ook zichtbaar in de module Facturen op het ITAA-portaal.
Creditnota voor opleidingen
Voor een creditnota die betrekking heeft op een opleiding, neemt u rechtstreeks contact op met de dienst Opleidingen via education@itaa.be.
Contact
Voor creditnota’s kunt u contact opnemen via accountingcredit@itaa.be.
Vermeld steeds het factuurnummer in uw e-mail.
Als u een factuur per ongeluk twee keer hebt betaald, kunt u een terugbetaling aanvragen.
De boekhouding zal uw melding controleren en nagaan of de betaling effectief tweemaal werd ontvangen.
Hoe meld ik een dubbele betaling?
Stuur een e-mail naar accountingcredit@itaa.be.
Vermeld in uw e-mail:
- uw naam;
- uw klantnummer;
- het factuurnummer;
- de datum van beide betalingen;
- het bedrag van beide betalingen;
- het rekeningnummer waarop u de terugbetaling wenst te ontvangen;
- een betalingsbewijs van de dubbele betaling, gestaafd met een rekeninguittreksel.
Wat gebeurt er na mijn melding?
De boekhouding controleert uw melding en verwerkt de terugbetaling als de dubbele betaling bevestigd wordt.
U ontvangt een bevestiging zodra de terugbetaling werd uitgevoerd.
Tip
U kunt uw betalingshistoriek raadplegen in de module Facturen op https://portal.itaa.be.
Zo kunt u nagaan of de betaling effectief tweemaal geregistreerd werd.
Verwerkingstermijn
Terugbetalingen worden doorgaans verwerkt binnen 15 werkdagen na bevestiging door de boekhouding.
Contact
Voor dubbele betalingen en terugbetalingen kunt u contact opnemen via accountingcredit@itaa.be.
Vermeld steeds uw klantnummer en het betrokken factuurnummer.
Op bepaalde facturen van het ITAA kunnen administratieve kosten of bijkomende kosten vermeld staan.
Deze kosten kunnen verschillen naargelang uw situatie, uw hoedanigheid of het type aanrekening.
Welke kosten kunnen op mijn factuur staan?
Voorbeelden van kosten die op een ITAA-factuur kunnen voorkomen:
- de jaarlijkse ledenbijdrage;
- een bijdrage als stagiair;
- eventuele kantoorkosten;
- herinneringskosten;
- interesten bij laattijdige betaling.
De jaarlijkse bijdrage varieert naargelang uw hoedanigheid, bijvoorbeeld lid, stagiair of erelid. De bedragen worden jaarlijks vastgelegd volgens de geldende regels binnen het ITAA.
Ik begrijp een post op mijn factuur niet
Elke factuur bevat een overzicht van de aangerekende posten.
Als een post onduidelijk is, kunt u contact opnemen met de boekhouding. Vermeld daarbij steeds:
- uw naam;
- het klantnummer dat op uw factuur verschijnt;
- het factuurnummer;
- de post waarover u een vraag hebt.
Ik betwist de aangerekende kosten
Als u de aangerekende kosten wenst te betwisten, stuur dan een e-mail naar accountingcredit@itaa.be.
Vermeld in uw e-mail:
- uw naam;
- uw klantnummer;
- het factuurnummer;
- een duidelijke omschrijving van uw betwisting;
- eventuele bewijsstukken.
De boekhouding onderzoekt uw dossier en neemt opnieuw contact met u op.
Verwerkingstermijn
De boekhouding behandelt betwistingen doorgaans binnen 10 werkdagen.
Contact
Voor vragen of betwistingen over facturen kunt u contact opnemen via accountingcredit@itaa.be.
Voor algemene vragen aan de boekhouding kunt u contact opnemen via accounting@itaa.be.
U kunt ook telefonisch contact opnemen via +32 2 240 00 00 en vragen naar de boekhouding.